呼伦贝尔多娇会议会展简易流程参考

呼伦贝尔多娇会议会展公司提供的会议服务的经验，您的会议确定以及成功举行，大多经过以下几个环节

1、策划

我们提供会展企划，告诉我们您的想法或者达到的预期效果，我们为您提供可行性方案、会议回执，我们过去的成功经验，都将成为您成功举办会议的基础。

2、咨询

在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。

3、考察

在双方进一步取得互信后，我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。

4、确定

我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方义务与责任，并签署相关服务协议。

5、执行

严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。任何计划都是需要努力执行的，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。

6、结算

双方财务人员认真核对各类单据，严格按照合作协议进行结算流程。

一． 会前：

1. 与会议主办方洽谈，了解相关会议需求；

2. 提供会议所需要的航班、火车/汽车车次、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制 定完备的会议预案书给会议方。

3. 一般性会议利用网络传送大量关于会议场地、住宿、餐饮、娱乐等方面的实景资料， 让会议方提前做到成竹在胸。

4. 如有需求，可派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

5. 确定方案，签订合同，预付定金。

二． 会中

1. 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室 摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2. 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3. 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4. 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5. 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及其他特殊要求的安排。

6. 会议考察：旅游线路行程、用车、导游等安排和确认。

7. 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8. 会议礼品：会议礼品的采购、发放服务。

9. 会议服务：全程工作人员贴心服务、会议代表合影留念、时间安排与掌握及相关应急服务。

三． 会后

1. 结算：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结算费用。

2. 资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册等相关材料。

3. 定期回访和最新资讯反馈。