呼伦贝尔多娇旅行社有限公司

呼伦贝尔多娇会议接待操作详细流程

发布时间：2024-02-22

呼伦贝尔多娇旅行社、多娇会议会展公司，是呼伦贝尔当地一家成熟的会议会展公司，2005年成立以来，通过上百场的会议实际操作，打造出一支经验丰富、素质较高、锐气进取的管理和服务专业团队，承载其丰富的产业资源和业务经验，致力开拓特色草原会议主题等个性化服务领域，具有专业的策划、组织和接待能力。我们以全新的理念、一流的服务、专业的品质、以海内外客户需求为向导，全方位提供草原会议相关产业服务。我们与呼伦贝尔大中小会议场所、酒店、车队都建立了长期可靠的合作关系，无论您想举行大型会议或小型会议，我们都能为您提供高效完善优质的服务。

一、会议服务理念

1、细致把握住会议中的每一个细节，完善会议的每一个流程，于小环节见大效果，于细节处见真功夫。

2、规范严格的按照会议标准流程进行工作，准确的执行会议操作规范，让会议的进行条理清晰。

3、合作重视团队力量，尊重工作人员中每个人的意见，发挥团队优势，把会议的工作落实到每一点。

4、创新始终以不断改进的思想，作为自我要求;以持续迭代的方式，始终追求行业领先。

5、责任选择了会议服务的工作，就一定要把工作做到最好，要圆满的完成会议中每一个工作环节。

6、感恩客户从众多服务商中选择了我们，就是对我们的信任，我们一定不能辜负对我们的期望！

二、会议资料准备

1、会议资料:由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会人数印刷。

2、会议资料(主办单位提供)。

3、领导发言稿(主办单位提供)。

4、《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。

5、项目执行情况资料(主办单位提供)。

6、展板所属图片(主办单位提供)。

7、广告牌设计稿。

8、欢迎布标、会议室布标。

9、会议礼品(按参会人数准备)。

10、会议代表证。

三、设备及设施准备

1、桌椅、名牌(现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌)、茶水桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

2、签到簿、名册、签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

3、白板、笔、投影仪、LED在有的场合，与会人员需要在投影仪、LED或者白板上写字或画图，从而说明问题，而且在投影仪、LED或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

4、各种视听器材,现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

5、如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。

6、会标、背景板、展板：会标一般指会议名称和会议标语横幅。为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板(采用喷绘画面)，特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。